Die meisten Schreibprogramme eignen sich für mehr als nur das Verfassen von Texten.
Auch mit dem Tabellenprogramm Excel kann man mehr tun als Zahlentabellen anfertigen, zum Beispiel Kalender und praktische Budgetplaner erstellen. Die Vorlagen lassen sich speichern und später für neue Dokumente wiederverwenden.
Büro-Software wie Microsoft Office und kostenlose Varianten wie Libre Office enthalten eine Reihe von Vorlagen. Man unterscheidet bei den Programmen zwischen normalen Vorlagen für ganze Seiten sowie sogenannten Formatvorlagen für einzelne Abschnitte, Titel oder Tabellenzellen.
So findet und nutzt man die Vorlagen für Seiten
- Bestehende Vorlagen holen: Vorbereitete Vorlagen öffnet man in Microsoft Office über «Datei» -> «Neu aus Vorlage». In Libre Office geht das mit «Datei» -> «Neu» -> «Vorlagen». Meist stehen nun diverse Vorlagen zur Auswahl wie Briefe, Visitenkarten, Lebensläufe, Budgetplaner und anderes. Alle Vorlagen lassen sich nach den eigenen Bedürfnissen bearbeiten und neu abspeichern.
- Neue Vorlagen speichern: Ein Dokument kann als Vorlage gespeichert werden. Das geht so: In Microsoft Office «Datei» wählen -> «Als Vorlage sichern». In Libre Office «Datei» -> «Vorlagen» -> «Als Vorlage speichern». Ab sofort kann man diese Vorlage für neue Dokumente verwenden.
- Hier gibt es neue Vorlagen: Office-Vorlagen finden sich auch zuhauf im Internet. Viele sind kostenpflichtig. Bei anderen muss man sich vor dem Herunterladen auf der Website registrieren. Eine nützliche Seite ist Muster-vorlage.ch: Hier kann man über 300 Vorlagen für Word, Excel und Powerpoint kostenlos herunterladen. Auch unter Office-lernen.com/downloads findet man viele Vorlagen. Die meisten sind gratis. Wer ein Office-365-Abo hat, kann auf templates.office.com/de-ch zahlreiche Vorlagen herunterladen. Dazu muss man sich mit dem Microsoft-Konto anmelden.
- Vorlagen in unterschiedlichen Office-Programmen öffnen: Jede Vorlage von Microsoft Office lässt sich auch in kostenlosen Office-Varianten wie Libre Office oder WPS Office öffnen. Dort kann man sie wiederum als Vorlage abspeichern. Doch Vorsicht: Vorlagen mit Grafiken oder Bildern können etwas anders aussehen, wenn man sie in anderen Office-Programmen öffnet. Bilder sind zum Beispiel manchmal leicht verschoben. WPS Office und Libre Office kommen am besten mit Dokumenten von Microsoft Office zurecht, schlechter dagegen Open Office oder Numbers.
So verwendet man Formatvorlagen
Manchmal soll nicht das ganze Dokument, sondern nur ein Titel grösser oder in anderer Schrift dargestellt werden als der Rest des Texts. Oder eine Zeile in einer Tabelle soll sich farblich abheben. Dafür sind in den Office-Programmen diverse Formatvorlagen vorhanden.
Bestehende Formatvorlagen findet man so: In Microsoft Word oben auf «Start» klicken, dann rechts auf «Formatvorlagen» (PC) oder «Bereich Formatvorlagen» (Mac). In Excel heissen sie «Zellenformatvorlagen». Im neuen Fenster sind jetzt die vorgegebenen Formatvorlagen aufgelistet wie Überschriften, Titel oder Hervorhebungen. Nun zum Beispiel einen Titel im Text anklicken und anschliessend auf die Vorlage «Titel». Jetzt erscheint der Titel in einer anderen Schrift und anderer Grösse. In Libre Office finden sich alle Vorlagenoptionen in der Menüzeile unter «Formatvorlagen» (PC) oder «Vorlagen» (Mac).
Wer ein Inhaltsverzeichnis anfertigen will, benötigt Formatvorlagen. Die Haupttitel eines Kapitels sollten als «Überschrift 1» formatiert werden, die Untertitel je nach Rangordnung als «Überschrift 2», «Überschrift 3» und so weiter. Die Schriftart, Farbe und Grösse kann man danach beliebig abändern.
Tipp: Unterschiedliche Schriftformate können helfen, einen Text übersichtlich zu strukturieren. Zu viele verschiedene Schriften, Grössen und Farben machen den Text aber unruhig.
Neue Formatvorlagen speichern: Verwendet man einen Formatstil häufig, kann man ihn als Formatvorlage abspeichern. Beispiel: In einem Dokument sollen alle Zwischentitel rot, fett und kursiv formatiert sein. Einfach auf einen Titel klicken, den man auf diese Weise gestaltet hat. Dann unter «Start» auf «Formatvorlagen» klicken. Dort auf «Formatvorlage erstellen» (PC) oder auf «Neue Formatvorlage» (Mac). Nun kann man der Vorlage einen passenden Titel geben und sie abspeichern. Sie ist ab sofort bei den anderen Formatvorlagen aufgelistet.
In Libre Office wählt man im Menü «Formatvorlagen» -> «Neue Formatvorlage aus Auswahl». Die gespeicherte Vorlage findet man anschliessend im selben Menü unter «Formatvorlagen verwalten». Auch Zeileneinzüge bei einem neuen Abschnitt lassen sich als Vorlage abspeichern.
