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Artikel | K-Tipp 1/2007

Serienbrief mit Outlook

Wer in Outlook seine Adressen verwaltet, kann recht einfach persönlich adressierte Serienbriefe für eine bestimmte Adressgruppe erstellen.

Wer adressierte Serienbriefe erstellen will, startet seine Arbeit besser in Outlook als in Word. Denn nur so ist eine detaillierte Auswahl der Adressen möglich, bei der man beispielsweise auch persönlich vergebene Kategorien berücksichtigen kann. Als Erstes muss man dazu in Outlook die Ansicht auf jene Adressaten reduzieren, die den Brief erhalten sollen. Das erreicht man am einfachsten über «Ansicht, Anordnen nach, Benutzerdefiniert, Filtern».
Will man stattdessen einzelne Adressen aus einer Liste auswählen, kann man diese einfach bei gedrückter STRG-/CTRL-Taste anklicken.
Sind Adressliste oder Auswahl perfekt, wählt man den Befehl «Extras, Seriendruck» und übernimmt im nächsten Dialog einfach alle Voreinstellungen. Ein Klick auf «OK» startet nun Word mit einem leeren Dokument und einem Assistenten. Wählen Sie hier einfach «Dokument der Zusammenführung bearbeiten». In Word finden sich am oberen Rand eine neue Symbolleiste. Um deren Funktionen zu erfahren, platziert man den Mauszeiger über einem der Symbole und wartet einige Sekunden auf den Erklärungstext.

Über den Knopf «Seriendruckfelder einfügen» kann man nun an einer beliebigen Stelle im Dokument die Adressfelder aus Outlook einfügen. Der Klick auf «Seriendruck-Vorschau» zeigt an, wie das fertige Dokument aussehen wird. Ist man mit dem Ergebnis zufrieden, speichert man das Dokument zum Beispiel unter dem Namen Einladung.doc. Zuletzt druckt man mit «Seriendruck an Drucker» sämtliche Briefe aus. Bei diesem Verfahren wird die Adressliste nicht mit dem Dokument zusammen gespeichert. Man kann jedoch später das Word-Dokument «Einladung.doc» problemlos für einen weiteren Serienbrief verwenden. Dazu trägt man den Dateinamen in Outlook nach «Extras, Seriendruck» in das Feld «Dokument, Vorhandenes Dokument» ein.

(kh)

17. Januar 2007


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